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    1. 電子文件的起源相關細節

       電子文件起源的相關細節您了解多少呢?關于這個問題文件管理軟件小編帶您詳細的了解一下。

        “電子文件”(Electronic Records)這一概念出現于上世紀90年代初期,由于文件信息用數字形式表達,也有人稱之為“數字文件”(Digital Records)。國際檔案理事會對電子文件的定義是:“以代碼形式記錄于載體,如磁盤、磁帶或穿孔卡/帶之上的文件/檔案,依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。”簡單來說,電子文件就是指由計算機生成和處理,以數字代碼形式記錄信息的文件。目前的情況是,許多公務員都將電子文件等同于電子檔案,2009年印發的電子文件管理暫行辦法規定:電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
        據了解,按照規劃,2011~2015年需要培訓的電子文件管理者,包括黨政機關、重要企事業單位的相關領導干部和專管人員,軍隊管理工作參照執行。
        有關電子文件內容范圍,也是國家各級機關工作人員對電子文件關注的另一熱點。中國科學院檔案館館長屠躍明表示,對電子文件的全過程管理,應以電子文件生命周期理論為基礎,加強產生電子文件的“前端控制”,并進行電子文件的“過程管理”,這是保障電子文件真實性、完整性和有效性的關鍵。“前端控制”必須延伸到文件管理系統的設計研制之中,“過程管理”必須嚴格控制各個階段操作者的權限,并做到操作留痕,確保電子文件的真實可靠性。
        “過去是鐵路警察分段管理”,馮惠玲說,長期以來我國文件管理劃分為兩個階段,由不同主體負責,歸檔前是各級黨委、政府辦公廳負責管理,歸檔后是檔案系統負責管理。進入電子文件時代,一個明顯的區別是:對全程管理的要求大大提高,全程性特別表現在要將后端的管理要求疊加到前段。
        此次電子文件管理規劃,對檔案管理者提出了更加“全程”的要求,如果將電子文件理解為一個生命周期的產物,剛出生時,它在文件形成者那里,后來暫存在一個地方,最后永久保存在另一個地方,分三個時段的生命周期。但是,最后永久保存的要求,須在文件“出生”時就開始實施,否則,后階段的補救將力所不及。
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