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    1. 使用無紙化會議的原因

       為什么要使用無紙化會議呢?關于這個問題的原因文檔管理系統小編帶您詳細的了解一下。

      1.引進的目的是否明確
        在討論無紙化會議的時候,需要明確目的。有必要明確是為了削減成本,還是為了便利,還是其他原因。如果這一點含糊不清的話,就無法讓周圍的人接受,可能會導致計劃受挫。
      2.能節省多少成本和勞動力
        無紙化會議最大的好處是削減復印用紙費和印刷成本,減少會議資料的事前準備的工夫。在現在的情況下,為了實施會議需要花費多少成本,導入后會產生多少效果,用數值來衡量是很重要的。
      3.安全措施是否充分
        無紙化會議是通過服務器來共享會議資料的,信息的機密性和安全性必須要有保證。通過用戶ID進行的閱覽限制、禁止外傳、下載等,確認是否有能夠靈活進行信息泄漏對策的設定是很有必要的。
      4.不熟悉電子產品的員工也能輕松使用
        根據企業的不同,電子產品使用能力也有差異。如果本公司員工的年齡層高、缺乏電子產品知識的員工偏多的話,請盡量選擇操作簡單的系統。復雜的系統會降低會議效率,反而會增加對無紙化的抵抗感。
      5.能自由閱覽資料和記筆記嗎
        即使是數字化會議資料,也要和紙質會議資料一樣,能夠按照自己的節奏翻頁、記筆記、添加標記,提高對會議內容的理解度。導入無紙化會議一定要判斷是否具有這些功能。
      6.資料的準備和銷毀方便嗎
        無紙化會議的好處不只體現在會議上,事前的準備和事后的工作都能提高效率。如果是記載了公司機密等重要信息的資料,會議結束后如果可以一鍵刪除的話,可以減少信息泄露的風險,減少碎紙機處理的時間。
      7.能否與遠程會議系統結合
        無紙化會議產品也可以與遠程會議相結合使用。如果有計劃在多個地點之間進行無紙會議的話,最好事先確認一下能不能和遠程會議系統一起使用。
      8.考慮設備成本和教育成本
        在無紙化會議系統中,會議資料大多是用電腦或平板電腦瀏覽的。如果公司內沒有平板電腦終端的話,需要購買,此外還需要對不熟悉電子產品的員工進行使用教學。
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