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    1. 文檔管理

            眾所周知,企業在發展過程中會創建出大量的有關運營、管理、產品、銷售、客服、財務等相關的各種類型文檔,文檔的逐漸增多讓管理更加費時費力。這些文檔對企業和員工來說都是很重要的資產。大量不同格式的文檔都分別存放在員工各自的電腦里面,或者由各部門、各項目、各分公司、辦事處等各自存放,沒有將文件進行集中管理,既無法通過統一的平臺來訪問文件,也無法對公司文檔進行統一備份,給企業造成極大困擾。
      傳統文檔管理中面臨的問題?
      ●  文檔不能集中管理,文件散落儲存于多臺電腦中,管理起來十分困難。
      ●  跨地域,跨部門協同辦公不便捷,信息資源共享困難。
      ●  版本追蹤不便,不清楚文檔正在被哪些用戶編輯、文檔各個時期的歷史版本、文檔被哪些用戶查看過。
      ●  共享文檔不能專門給特定用戶或部門閱覽,無法保證文檔的安全性。
      ●  文件量大,查找極為不便,效率低下,花在查找上的時間成本很高。
      ●  重要文件被非法拷貝走,給公司帶來極大的損失。
      ●  沒有對數據近期的統計調查,公司做前瞻性分析時缺乏參考依據。
      ●  文件誤刪除或硬盤損壞,電腦中毒等情況,造成部分文件的損壞及丟失。
      解決方案
      海量文檔集中存儲 致得ECM平臺為企業搭建一個海量文檔資料(電子版、紙質的、Office、txt、pdf)和各類數字資產(視頻、音頻、圖片)等集中存儲的平臺,穩定可靠,文檔上傳到系統中進行集中存儲,查找方便快捷,有效防止重要文件的丟失。
      支持互聯網遠程訪問 系統采用B/S架構,支持互聯網遠程訪問,使資料得以多人共享,文檔管理隨時隨地;員工需要訪問調閱某些文檔時,只需登錄系統即可查看,避免因員工出差等情況導致某些文檔無法調用的情況發生。
      文檔版本追蹤 系統會保留文檔所有的操作歷史,并且可以保存每個文檔的修改版本。文檔正在被哪些用戶編輯、文檔各個時期的歷史版本、文檔被哪些用戶查看過,都能夠體現出來,給工作帶來便捷,降低了錯誤率,提高工作效率。
      支持設置權限 文檔管理者或創建者可以將文檔共享給不同的用戶,不同的用戶可以有不同的權限:例如對文檔的編輯修改權限、打印拷貝權、閱讀查看權,另存文檔權等等,保障機密文件不外泄,提高安全性。
      海量文檔高級搜索 系統支持高級搜索,可以基于正文、文件名/后綴、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄等屬性組合搜索,解決了由于文檔量大造成的查找不便的難題,大大節約了時間成本。
      支持文檔存儲加密 系統支持對文檔的加密存儲,開啟該功能后,系統會對文檔混淆加密,如果服務器被非法侵入,被拷貝走的文件也是無法打開的,保障了機密文件的安全。
      完整的統計報表 系統會統計近6個月的文件的上傳、閱讀、下載量,同時還會統計系統中用戶上傳文檔數量排行榜、活躍用戶榜及閱讀多的文檔排行等信息,為企業規劃提供了方向與建議。
      海量資料,統一備份

      致得ECM平臺提供自動備份和手動備份兩種方式:
      1、自動備份也可以稱為數據庫備份,當設置自動備份時間后,到達指定時刻,系統會自動備份數據庫,避免用戶因工作繁忙忘記備份導致數據丟失的情況。
      2、手動備份也叫完整數據備份,用戶可以將安裝目錄下的home目錄定期拷貝到移動硬盤,當系統損壞時,可以將備份的home目錄直接覆蓋原先的home目錄,即可實現數據的恢復。

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