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    1. 工程建筑行業

      工程與建筑行業概述
      現有特點
             工程建筑行業往往規模很大,分公司及部門眾多。文檔管理主要集中在工程類圖紙、以及一些工作前的設計說明、工作期間的設計報告以及設計成品、合同、表述等資料。行業分工細致,勞力密集,具有施工人數眾多、工序繁復、分散性、移動性和一次性等特點,同一個項目經常涉及多個人員的協作。各個項目之間工作獨立分散,圖紙及設計資料的流轉節點復雜,企業的文檔管理成本高。
      行業需求
             工程建筑行業迫切需要先進的文檔集中安全存儲平臺,可以實現多個部門及人員協同工作,使各個項目之間方便的交流與共享,并使圖紙的流轉自動化,建立統一的圖紙資料庫,以及強大的檢索功能。
      工程與建筑行業文檔管理常見問題?
      ●  設計圖紙很大很多,文檔難以集中管理、協同查看,想調用以前的設計文件,不知道存在誰的電腦中。
      ●  員工離職或調崗后,項目的整體研究設計方案丟失、外泄,嚴重威脅到文檔安全。
      ●  有人非法侵入服務器中將重要機密文件拷貝帶走,導致行業機密外泄。
      ●  資料存放在員工個人電腦上,電腦中毒、硬件損壞,導致文件全部丟失,影響工程進度。
      ●  公司的市場運營方案未能在有效的時間內,做到泄密保護。
      ●  員工可以不經過公司相關領導審批,將內部重要文件外發給客戶。
      ●  員工出差時無法對承載著公司大量重要數據的筆記本防止可能泄密。
      ●  員工外的計算機可以隨意接入公司內網,造成數據泄密無法有效追蹤其源頭。
      ●  員工隨意打印公司重要文件,無任何技術管理手段,給數據安全帶來重大的安全隱患。
      ●  建筑產品生產地點不固定,項目組之間多人各自分工,信息交流不便,無法完成協同辦公。
      ●  數量龐大的圖紙,快速進行組織、歸檔、分類、查詢、檢索,已成為急需解決的問題。
      ●  校核、審批圖紙仍延用傳統手段。因圖紙文件量大,使用QQ傳送占用帶寬,效率低下。文件傳輸的成本約占總成本的10%左右。
      ●  圖紙預覽不方便,想查看內容時要逐個打開圖紙文件,有的大型文件打開速度緩慢,浪費工作時間。
      ●  文件修改多次,版本混亂,修改痕跡不能保留,無法確定哪個是新版本。
      ●  無法記錄文檔的操作歷史,數字資料被惡意篡改無從追查,員工互相推卸責任。
      ●  公告發布或更新資料信息時,員工沒有渠道及時獲取消息。
      解決方案
      文件集中存儲 搭建海量文檔、數字資產(CAD圖紙、視頻、音頻)集中存儲的平臺,公司領導及員工可以實現跨地區地查詢重要信息文件,實現資源共享,提高工作效率。
      樹形目錄結構分類管理、權限機制完善、提供關聯及鎖定保護功能 文檔不再是一個信息孤島,按項目對文檔進行歸類,支持為不同部門的不同人員設置靈活的權限,保證文檔使用的安全,同時支持鎖定文檔保證安全和通過編碼實現文檔間的相互關聯,方便查看,節約查找所需時間。
      數據安全無憂 1、安全備份功能,支持自動備份數據庫和完整數據備份兩種方式。 當文檔或硬盤因人員誤操作或病毒感染等原因導致破壞時,可以利用完整備份的數據即刻進行恢復,充分保證內部核心數據的完整和安全。
            案例:
            防止員工離職時帶走技術資料泄密:服務器自動對文件備份到服務器指定隱藏目錄下保存,避免員工離職時有意刪除或格式化電腦,給企業帶來損失;通過對公司電腦上的數據透明加密,帶走了資料都是加密的。
      2、文檔存儲加密功能,支持文檔加密存儲,避免外部人員非法盜用數字資料。 開啟文檔存儲加密后,系統會對數字資料混淆加密,若資料被非法竊取,則在其他計算機中無法打開。
            案例:
            防止數據離開辦公環境泄密:通過動態加解密技術,實現對公司所有電腦數據強制透明加密,員工無任何感覺,有效防止公司內部員工通過任意方式將數據泄密。
            防止研發部數據泄密:研發部的數據,只能在本部門內員工之間交互;研發部門的數據不管以任何方式傳到公司的其他部門數據均無法打開。但因業務需要,確實需要和其他部門之間進行數據交互,可通過部門負責人解密后交互,同時對解密的操作記錄進行詳細記錄審計;研發部內的數據不管以任何方式,將數據帶離x x研發公司外,數據均是加密的,無法正常訪問。
            防止機密文件在內部二次擴散:嚴格把控機密文件被訪問的時效和訪問權限。
            防止外發文件在外二次擴散:當需要給客戶或者合作伙伴外發文件時,首先向上級領導進行外發申請,被授權的客戶或合作伙伴獲得該受控外發文件后,打開時需先進行合法的身份認證,而后才能在授予的權限范圍內訪問。
            防止員工在外辦公導致數據泄密:①短期外出:方便員工晚上回家或者休假日在家也能正常加解密文件,不需要額外的操作。②長期外出:在規定的期限內,攜帶筆記本在外也可以正常工作,超過期限,將無法打開加密文檔。
            避免員工在外辦公不慎筆記本丟失泄密:只有輸入合法的口令,才可以查看筆記本上的數據。
      實現遠程溝通 采用B/S架構,瀏覽器與服務器構成體系,只要通過瀏覽器輸入域名,便可與服務器連接,資源共享與交流便捷,實現多部門及人員的協同辦公。
      全文索引與高級搜索 全文搜索引擎,支持通過標題、作者和內容中的字、詞、短句等方式進行搜索,高級搜索功能還可以基于正文、文件名/后綴、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄等屬性組合搜索,毫秒級搜索幫您從海量資料中快速查找所需文檔。
      支持文檔審批流程 建立不同的文件流轉形式,實現無紙化辦公,文檔根據流程送到相應部門及人員進行審閱,加速圖紙的審核與校對,提高工作效率。
      支持CAD圖紙預覽 支持CAD工程圖紙的在線預覽更新,并且能增加關鍵字摘要,便于在海量資料中快速搜索。
      支持文檔版本管理、自動記錄版本號,版本修改人與修改時間 快速索引到新版本的文檔,避免使用錯誤的版本導致損失;一個文檔可以有多個版本,同時可以進行歷史版本的查看與回退。
      目錄訂閱 訂閱目錄后,采用即時消息與郵件方式通知從而即刻獲悉目錄下文檔的變動。
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